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Ordnung im Büro und daheim – 5 Tipps für effektives Aufräumen um nachhaltige Ordnung zu erhalten

Im Büro und Haushalt sammelt sich häufig eine Flut von Dingen an. Diese hilfreichen Tipps verraten Ihnen, wie man dauerhaft Ordnung und Struktur in den Alltag bringt.

1. Stapel im Büro beseitigen

Werbekataloge, Postwurfsendungen und Broschüren von unbekannten Absendern sind ein Ärgernis. Um alles zu sichten, geht kostbare Zeit verloren. Oft weiß man nicht, was man davon noch braucht und was nicht. Schnell bilden sich Stapel, die man letztendlich nicht mehr durcharbeiten kann, da bereits eine neue Papierflut hereinschwappt. Um dies von vornherein einzudämmen, sollten Sie die ungebetenen Absender schriftlich darüber informieren, dass Sie keine weiteren Zusendungen wünschen. Auf dem Briefumschlag, dem Anschreiben oder im Impressum der Zeitschrift finden Sie die Anschrift oder Faxnummer des Absenders. Melden Sie auch inzwischen uninteressant gewordene Newsletter oder Info-Mails in Ihrem Postfach auf dem PC ab. Meist geht dies einfach durch Anklicken des dafür vorgesehenen Buttons „Abmelden“.
Der laufende Posteingang sollte jede Woche, spätestens aber einmal pro Monat entsorgt oder in die entsprechenden Ordner abgeheftet bzw. eingescannt werden. Ist im Ordner kein Platz mehr, entfernen Sie evtl. nicht mehr benötigte Unterlagen daraus oder legen rechtzeitig einen neuen Ordner an. So bleibt immer alles im Fluss und es bilden sich keine Staus, die Ihre weitere Arbeit blockieren.

Noch zu bearbeitende Vorgänge sollten Sie nach Dringlichkeit sortieren und diese möglichst innerhalb einer Woche abarbeiten. Geeignet sind z. B. Hängeregister oder Ablagekästchen, die Sie jedoch ständig unter Kontrolle halten müssen. Zur Erinnerung können Sie zusätzlich Termine in den elektronischen Kalender im PC oder Handy eintragen. Auch eine To-do-Liste kann hierfür verwendet werden.

Nun heißt es, den inneren Schweinehund zu überwinden und die offenen Tätigkeiten regelmäßig anzugehen. Schon bald werden Sie erleichtert sein, dass sich keine bedrohlichen Stapel mehr bilden. Eine fristgerechte Bearbeitung Ihrer Angelegenheiten wie die Bezahlung von Rechnungen, das Beantworten von Mails sowie die Überwachung von Zahlungseingängen sorgen für Erleichterung der Seele und der Haushaltskasse. Mit der Zeit geht alles leichter von der Hand und Sie behalten den Überblick.

2. Strukturierte Ablage wichtiger Dokumente

Bestimmte Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden. Legen Sie hierzu ordentlich beschriftete, ausreichend große Ordner für Versicherungs-, Steuer- und Bankdokumente an. Beachten Sie dabei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Bankbelege, Handwerkerrechnungen, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse. Hilfreich ist es, den jeweiligen Ordner mit dem „Verfalldatum“ zu kennzeichnen. So können Sie diesen gleich am entsprechenden Jahresanfang vernichten.
Alle Schriftstücke, für die Sie noch keine passende Ablagemöglichkeit haben, sollten ihren Platz in einem neuen Ordner finden. Beschriften Sie zudem Trennblätter mit den einzelnen Unterpunkten und legen Sie die Unterlagen in der passenden Kategorie ab. Beispielsweise könnte der Ordner „Wohnung“ die Unterpunkte Nebenkostenabrechnung, Strom oder Mietvertrag beinhalten. Folgende private Themenordner sind sinnvoll: Krankenkasse (Schriftverkehr, Befunde), Rentenversicherung (Bescheide, Nachweise), Kfz (Kaufvertrag, Versicherung, Steuer), Schule und Kindergarten (Betreuungsverträge, Elternbriefe, Zeugnisse), Verein und Hobby (Urkunden, Termine, Infos), Gebrauchsanweisungen, Kaufbelege und Garantien, Abonnements, Reiseunterlagen (Buchungen, Abrechnungen, Prospekte).

3. Platz und Übersicht schaffen

Um nicht irgendwann unzählige Ordner im Regal stehen zu haben, sollten Sie zu einem Ablagesystem auf Ihrem PC übergehen. Dies funktioniert ganz einfach mit einem angeschlossenen Drucker mit Scan-Funktion. In einem sinnvoll gegliederten Archiv finden Sie später alle eingescannten Unterlagen schnell wieder. Wie bei normalen Ordnern auch legen Sie entsprechende Kategorien und Unterverzeichnisse an. So können Sie interessante Artikel aus Zeitschriften speichern und die Originale anschließend entsorgen. In ein paar Monaten würden Sie diesen speziellen Artikel wahrscheinlich nur mit erheblichem Zeitaufwand oder gar nicht mehr finden.

Der Mensch ist zwar ein Sammler, doch was nützt beispielsweise eine Computerzeitschrift aus dem Jahre 2012, wenn Sie heute eine verlässliche Information zum Thema Virensicherheit benötigen? Überlegen Sie, was Sie entbehren können. Wenn Sie sich noch nicht ganz sicher sind, packen Sie z. B. die Zeitschriften erst in einen Archivierungskarton und lagern diesen im Keller, bevor Sie ihn irgendwann entsorgen. Bei Bedarf können Sie die oben beschriebene Archivierungsmethode auch hier anwenden. Legen Sie für ältere Daten jedoch separate, nach Jahren geordnete Archive an. So wissen Sie später, aus welchem Jahr die Information stammt und können diesen virtuellen Ordner irgendwann einzeln löschen. Um die Artikel und Co. schneller zu finden, können Sie auch hier jeweils wieder passende Themen- und Unterordner anlegen. Überfordern Sie sich dabei nicht, sondern gehen Sie in kleinen Etappen vor. Jede Woche ein paar Artikel oder ein durchgearbeiteter Ordner verhelfen Ihnen zu einem Erfolgserlebnis und mehr Platz im Regal.

4. Effektives Aufräumen in der Wohnung

Wer hat nicht manchmal das Gefühl im Chaos zu versinken? Die Küche steht voller Geschirr, Schränke und Schubladen quellen über. An der Garderobe ist kein Platz mehr und wichtige Dinge sind wieder einmal verlegt. Wer ein paar Grundregeln beachtet, kann zunehmende Unordnung in der Wohnung verhindern:
Bei der Masse an Dingen, die man angehen müsste, fehlt es häufig an der notwendigen Energie. Gehen Sie deshalb auch hier in kleinen Etappen vor. Nehmen Sie sich gewisse Stellen vor, die Sie einmal gründlich aufräumen und säubern möchten. Z. B. ein Regalbrett, die Küchen- oder Sockenschublade, den Badschrank oder die Wohnzimmer-Vitrine. Meist ist es sinnvoll, die darin befindlichen Gegenstände komplett auszuräumen. So können Sie die Flächen gründlich putzen und mit gutem Gefühl wieder neu einräumen. Dabei entsorgen Sie gleich abgenutzte und unbrauchbare Dinge und sortieren Sachen aus, die Ihnen nicht mehr gefallen. Wenn Sie einmal motiviert sind, können Sie diese Vorgehensweise auch für größere Projekte wie Kleiderschrank, Abstell- oder Kellerraum anwenden.

Legen Sie außerdem täglich benutzte Gegenstände wie Handy, Schlüssel und Brille nicht ständig an verschiedenen Orten ab. Lästiges Suchen ist sonst vorprogrammiert. Bestimmen Sie einen festen Platz, an welchem Sie die Dinge künftig stets ablegen. Wenn Sie irgendwo etwas herausnehmen, stellen Sie es anschließend gleich wieder hinein. Räumen Sie den Einkauf sofort ein. Sortieren Sie Müll gleich in den richtigen Behälter. So vermeiden Sie, dass in kürzester Zeit tausend Dinge herumstehen und Sie bei weiteren Tätigkeiten behindern.

Des Weiteren sollten Sie alle Flächen freihalten: Klamotten gehören nicht auf den Boden, sondern in die Wäsche oder in den Kleiderschrank. Schuhe sollten nicht im Flur herumliegen, sondern auf dem Schuhregal stehen. Der Küchentisch wiederum soll frei von altem Geschirr oder Zeitschriften sein. Auf der Arbeitsplatte sollten nur Geräte stehen, die wirklich ständig gebraucht werden. Der Nachttisch sollte von nicht benötigten Medikamenten und Büchern befreit werden. Kinderspielzeug- und Bücher sollten abends in den Schrank geräumt werden.

5. Kein Platz mehr – Zeit verändert Bedürfnisse

Wenn zu viele Sachen vorhanden sind, muss entweder neuer Raum zur Aufbewahrung geschaffen oder die Dinge müssen reduziert werden. Die erste Variante führt schnell ins Endlose. Gerade bei Kinderspielzeug macht es Sinn, Dinge wegzupacken, die gerade nicht so gerne benutzt werden. Bewahren Sie die Sachen z. B. in durchsichtigen Plastikboxen auf dem Dachboden auf. Nach einiger Zeit kann das Spielzeug wieder getauscht werden. In den übersichtlichen Boxen finden sie alles schnell wieder und die Spielfreude der Kleinen ist umso größer.
Sind die Kinder aus dem Alter herausgewachsen, sollten bald neue Besitzer für die Dinge gefunden werden. Denn bei Kindersachen sammelt sich in kurzer Zeit eine Unmenge an Dingen an, die anderswo noch gut gebraucht werden können. Geben Sie die Spielzeug- und Kleiderkisten an Verwandte und Bekannte mit Nachwuchs im passenden Alter weiter oder verkaufen Sie etwas auf dem Babybasar und Kindertrödelmarkt.

Prüfen Sie zudem zweimal im Jahr jeweils bei Saisonwechsel den Inhalt Ihrer Kleiderschränke und räumen Sie sie wieder ordentlich ein. Geben Sie die aussortierten Sachen in feste Kartons und beschriften diese je nach Inhalt. Wenn Sie die Sachen auch nach einem Jahr nicht vermisst haben, können Sie sie getrost zur Altkleidersammlung oder als Spende für einen guten Zweck abgeben.

Fazit

Regelmäßiges Aufräumen und Ausmisten erfordert viel Disziplin. Doch im Laufe der Zeit werden Sie merken, dass es zur Gewohnheit wird. Auch wenn Sie anfangs das Gefühl haben, mehr Zeit zu investieren – am Ende sparen Sie kostbare Zeit und fühlen sich befreiter.

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