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Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung

Was muss ein guter Hausverwalter leisten? Wir informieren Sie über die Rechte und Pflichten der Hausverwaltung.

Das Wohnungseigentumsgesetz bildet die rechtliche Grundlage für viele Aufgaben einer Hausverwaltung – jedenfalls dann, wenn es sich um ein Haus mit Eigentumswohnungen in Gemeinschaftsbesitz handelt. Besitzer von Mietshäusern hingegen müssen die Rechten und Pflichten ihrer Verwalter mit individuellen Verträgen regeln. Wir sagen Ihnen, welche Muss- und Kann-Regelungen es gibt und welche Gesetze es zu beachten gilt.

Hausverwaltung für gemeinschaftlichen Besitz

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist die Bibel für alle Hausverwaltungen, die sich um gemeinschaftliches Eigentum kümmern. Der dritte Abschnitt des Gesetzes befasst sich mit der Verwaltung des Eigentums durch die Wohnungseigentümer, Paragraf 27 des WEG listet die Rechte und Pflichten der externen Hausverwaltung genau auf.

Pflichten den Eigentümern gegenüber

Im ersten Abschnitt des Paragrafen werden alle Pflichten beschrieben, die die Hausverwaltung gegenüber den Eigentümern der Wohnung hat. So kann und muss der Hausverwalter die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchführen und dafür sorgen, dass sich die Bewohner an die Hausordnung halten. Außerdem muss er alle notwendigen Maßnahmen treffen, die der Unterhaltung und Instandsetzung des gemeinsamen Eigentums dienen. Dazu gehört zum Beispiel die Beauftragung von Wartungs- und Reparaturaufgaben.

In dringenden Fällen soll die Hausverwaltung „sonstige zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderliche Maßnahmen“ treffen. Dringend ist ein Fall in der Regel dann, wenn höhere Gewalt im Spiel ist, etwa bei Bränden, Explosionen oder Überschwemmungen. Dann reicht die Zeit auch nicht mehr aus, um noch einen Beschluss der Eigentümerversammlung herbeizuführen. Bei Verstößen gegen die vom Gesetz verlangte Notgeschäftsführung (etwa, wenn sie nicht notwendig gewesen wäre) kann die Eigentümergemeinschaft von der Hausverwaltung unter Umständen Schadensersatz verlangen.

Des Weiteren muss die Hausverwaltung den Eigentümern viele bürokratische Aufgaben abnehmen: Dazu gehört die Zahlung von Lasten- und Kostenbeiträgen wie Steuern und Abfallgebühren, aber auch die Durchleitung gemeinschaftlicher Tilgungsbeträge und Hypothekenzinsen von den Eigentümern an die Kreditgeber. Auch alle Zahlungen und Leistungen, die mit der laufenden Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zusammenhängen, werden von der Verwaltung übernommen. Sie muss eingenommene Gelder verwalten und die Wohnungseigentümer unterrichten, wenn ein Rechtsstreit anhängig ist, der die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer betrifft.

Rechte der Hausverwaltung gegenüber den Eigentümern

Damit die Hausverwaltung ihre oben genannten Pflichten erfüllen kann, gesteht das Wohnungseigentumsgesetz ihr auch bestimmte Rechte zu, die sich gegebenenfalls sogar gegen einzelne oder alle Wohnungseigentümer richten. So kann die Verwaltung Willenserklärungen und Zustellungen entgegennehmen, die an alle Wohnungseigentümer gerichtet sind; sie kann Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um eine Frist zu wahren und Ansprüche der Wohnungseigentümer vor Gericht oder außergerichtlich geltend machen. Im Namen eines Eigentümers kann die Verwaltung auch einen Stromvertrag oder einen Telefonanschluss beantragen.

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Erstellung eines Wirtschaftsplans

Jeweils für ein Kalenderjahr muss die Hausverwaltung einen Wirtschaftsplan aufstellen – auch diese Tätigkeit wird genau durch das WEG (Paragraf 28) geregelt. So steht dort, dass der Wirtschaftsplan die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben enthalten muss, die bei der Verwaltung des gemeinsamen Eigentums entstehen; ebenso muss er die Anteile der einzelnen Wohnungseigentümer an den Lasten und Kosten enthalten und auch die Beiträge der einzelnen Wohnungseigentümer an der Instandhaltungsrücklage. Nach Ablauf des Kalenderjahres muss die Hausverwaltung eine Abrechnung erstellen. Durch Mehrheitsbeschluss können die Wohnungseigentümer in der Wohnungseigentümerversammlung jederzeit von der Hausverwaltung die Rechnungslegung verlangen, außerdem beschließen sie auch über den Wirtschaftsplan, die Abrechnung und die Abrechnungsunterlagen des Verwalters.

Einberufung der Eigentümerversammlung

Mindestens einmal im Jahr muss die Hausverwaltung eine Eigentümerversammlung einberufen, außerdem immer dann, wenn mehr als ein Viertel aller Wohnungseigentümer dies verlangt. Die Einladung muss schriftlich erfolgen und außer in dringenden Fällen mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Termin der Versammlung. Die Hausverwaltung führt auch den Vorsitz in der Versammlung, sofern die Eigentümer nichts anderes beschlossen haben, und unterschreibt zusammen mit einem Vertreter der Wohnungseigentümer das angefertigte Protokoll. Die Protokolle und Beschlüsse der Wohnungseigentümer werden in einer Beschlusssammlung geführt, die ebenfalls von der Hausverwaltung zu führen ist.

Die Hausverwaltung im Mietshaus

Wenn sich der Eigentümer des Mietshauses nicht selbst um alle Belange rund um seine Immobilie kümmern kann, wird er Teile der Aufgaben oder die gesamte Verwaltung an ein darauf spezialisiertes Unternehmen abgeben. Wie bereits oben erwähnt, gibt es keine spezielle gesetzliche Grundlage für die Verwaltung von Mietshäusern. Geregelt werden Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung hier durch die miteinander geschlossenen Verträge und weitere Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Zu den wichtigsten Aufgaben, die hier einer Hausverwaltung übertragen werden, gehört die Zuständigkeit für alle Tätigkeiten rund um die Miete: Die Hausverwaltung vermietet die Wohnungen, gegebenenfalls auch über einen Makler. Sie achtet darauf, dass die Miete pünktlich auf dem Konto ist und verschickt bei Bedarf Mahnungen oder Mieterhöhungen. Außerdem rechnet sie die Betriebskosten jährlich ab, beauftragt Wartungen und Reparaturen, bezahlt Rechnungen von Handwerkern und Kommunen und kümmert sich darum, dass alle Gemeinschaftseinrichtungen wie Fahrstühle, Heizung oder Klingelanlagen funktionieren.

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Was die Hausverwaltung nicht darf

Natürlich gibt es auch Dinge, die eine Hausverwaltung nicht tun darf, weil sie mit ihnen die Rechte der Wohnungseigentümer beschneiden oder für undurchsichtige Verhältnisse sorgen würde. So darf eine Hausverwaltung keine Hausordnung erlassen, die den Bewohnern vorschreibt, was sie zu tun und zu lassen haben – dies ist allein Sache der Eigentümerversammlung. Auch darf ein Hausverwalter nicht ohne vorherige Anmeldung die Wohnungen der Eigentümer betreten.

Insbesondere für den Umgang mit dem Geld der Wohnungseigentümer gibt es klare Regeln. So darf die ein Hausverwalter kein Girokonto in seinem eignen Namen eröffnen und dort die Gelder der Wohnungseigentümer einzahlen. Auch darf er keine Kredite im Namen der Eigentümergemeinschaft aufnehmen oder mit dem Geld der Eigentümer an der Börse spekulieren. Nur die Eigentümergemeinschaft selbst kann entscheiden, wie beispielsweise die Gelder für die Instandhaltungsrücklage angelegt werden, die Hausverwaltung muss sich an eine solche Weisung halten. Sie darf mit dem Geld zwar die Rechnungen für Handwerker bezahlen, aber keinesfalls das Konto überziehen oder für die Bezahlung einen Kredit aufnehmen.

Stehen teure Reparatur- oder Sanierungsarbeiten an, muss sich die Hausverwaltung vor der Vergabe die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft einholen. Nur in Notfällen, etwa wenn mitten im Winter die Heizung komplett ausfällt oder ein Rohrbruch das Haus unter Wasser setzt, also schnelles Handeln notwendig ist, kann die Hausverwaltung ohne den Beschluss der Eigentümerversammlung die Reparaturaufträge vergeben – egal, was sie kosten.

Fazit

Die Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung sind kein Buch mit sieben Siegeln. Gerade bei der Verwaltung fremder Eigentumswohnungen ist die Rechtslage klar und wird in der Hauptsache durch das Wohnungseigentumsgesetz bestimmt. Auch die mit einer Hausverwaltung für die Verwaltung eines Mietshauses geschlossenen Verträge orientieren sich in der Regel an diesen Vorgaben.

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