Jährlich flattert sie ins Haus – die Betriebskostenabrechnung für die Mietwohnung. Häufig droht eine Nachzahlung. Doch ist die Abrechnung auch korrekt? Wir erklären im Folgenden Ihre Rechte als Mieter.

Die Nebenkosten der Mietwohnung

Bei Abschluss eines Mietvertrages für eine Wohnung wird zum einen der monatliche Mietpreis vereinbart. Dieser setzt sich meist aus der Wohnfläche und der Lage und der Ausstattung der Räume zusammen. Diese Miete wird auch als Kaltmiete bezeichnet. Zum anderen fallen aber auch verschiedene Nebenkosten an, die durch die Nutzung der Wohnung entstehen. Diese Aufwendungen werden auch Betriebskosten genannt. Vermieter sind berechtigt, alle durch die Wohnnutzung entstehenden Beträge auf die Mieter umzulegen. Da gerade in den letzten Jahren die Kosten für Energie und Wasser, für Müllabfuhr und Straßenreinigung und für viele andere Positionen deutlich gestiegen sind, sind auch die Betriebskosten ständig gewachsen. Heute wird daher häufig schon von den Nebenkosten als zweiter Miete gesprochen. Um die Abrechnung zu verstehen, sollte man zunächst wissen, welche Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen.

Umlagefähige Betriebskosten

Auf die Miete umgelegt werden Heiz- und Warmwasserkosten, wenn die Beträge für den Brennstoffbezug nicht direkt durch den Mieter gezahlt werden. Rechnet der Vermieter mit dem Energieversorger selbst ab, dann verlangt er meist Vorauszahlungen von seinen Mietern. Zusätzlich müssen diese auch für die Wartung der Heizanlage, für den Schornsteinfeger und für die Messeinrichtungen aufkommen. Dazu gehört auch das Ablesen der Wärmemengenzähler durch eine externe Fachfirma. Wartungskosten aller Einrichtungen innerhalb des Hauses, wie Heizung, Aufzug oder Klimaanlage, sind generell innerhalb der Nebenkosten umlagefähig, sofern dies im Mietvertrag vorgesehen ist. Das gilt selbst dann, wenn sie von einer Mietpartei nicht genutzt werden, wie etwa der Aufzug von Nutzern der Wohnungen im Erdgeschoss. Ein weiterer großer Posten sind Aufwendungen für Wasser- und Abwasser. Hier sind Kosten für Zähler ebenso umlagefähig, auch eventuelle Kanalgebühren. Als Nebenkosten gelten zudem alle öffentliche Lasten, z. B. die erhobene Grundsteuer der Kommunen. Nicht umlagefähig sind dagegen die Grunderwerbssteuern, wenn die Immobilie den Besitzer wechselt. Häufiger Streitpunkt zwischen den Beteiligten sind die Kosten des Hausmeisters. Alle Kosten für die Reinigung des Gebäudes und seiner Außenanlagen gehören zu den Mietnebenkosten. Diese Arbeiten können von externen Firmen oder aber von einem Hausmeister erledigt werden. Sein Lohn und die geleisteten Sozialausgaben sind dann Betriebskosten, die umlagefähig sind. Das gilt jedoch nicht für Werkzeug oder Elektrogeräte, die der Hauswart für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Pflegt er also den Rasen des Geländes, so sind die Arbeitsstunden mit seinem Lohn abgegolten, der zu den Nebenkosten gehört. Der Rasenmäher jedoch nicht. Diese Anschaffungskosten dürfen nicht umgelegt werden. Ebenso wenig darf Arbeitslohn umgelegt werden, der für Reparaturen oder für Wohnungsübergaben gezahlt wird. Vermieter müssen die Kosten für den Hausmeister, die sie umlegen möchten, genau aufschlüsseln. Pauschalen sind nicht mehr erlaubt. Zu den üblichen Nebenkosten der Wohnungen gehören des Weiteren die Versicherungen sowie die Kosten für Straßenreinigung und Müllentsorgung. Auf alle Mieter umgelegt werden auch die Kosten für Gemeinschaftsräume. Dazu zählen die Beleuchtung für die Treppenhäuser, Waschküchen oder Fahrradkeller. Sind Antennenanlagen installiert, die allen Mieter nutzen, dürfen auch diese Kosten umgelegt werden.

Nicht umlagefähige Betriebskosten

Ausgaben lassen sich also als Betriebskosten definieren, wenn sie unmittelbar für die laufende Vermietung notwendig sind und keiner einzelnen Mietpartei exakt zugeordnet werden können. Außerdem müssen sie bereits im Mietvertrag aufgelistet sein. Kosten für die Verwaltung der Wohnungen sind nicht unbedingt für die Vermietung notwendig, sie sind also nicht umlagefähig. Beauftragt ein Immobilienbesitzer ein Unternehmen mit der Wohnungsverwaltung, muss er die Rechnungen allein zahlen. Auch Reparaturen und Instandhaltungen sind mit dem üblichen Mietzins bereits abgedeckt. Anschaffungskosten für Geräte oder Einbauten gleichen sich durch Abschreibungen aus, die der Vermieter gewinnmindernd ansetzen kann. Auch Bankgebühren sind allein seine Sache.

Höhe der berechneten Kosten

Nachdem Sie geklärt haben, ob alle Nebenkosten, die in der Abrechnung aufgeführt werden, auch umlagefähig sind, sollten Sie überprüfen, ob die angegebenen Kosten realistisch sind. Welche Kosten tatsächlich angefallen sind, lässt sich allerdings meist nur schwer einschätzen. Am einfachsten ist es, die Daten mit dem Vorjahr zu vergleichen, wenn die Wohnung schon länger genutzt wird. Außerdem bieten die Mietervereine auch einen Mietspiegel für Betriebskosten an. Hier erfahren Sie, welche Höhe für die einzelnen Positionen ortsüblich ist.

Verteilschlüssel für die Umlage der Betriebskosten

Bei der Prüfung Ihrer Betriebskostenabrechnung sollten Sie sich auch anschauen, ob der Verteilschlüssel richtig angewendet wurde. Festlegungen dazu finden Sie in Ihrem Mietvertrag. Denkbar für die Umlage der Betriebskosten auf die Mieter sind verschiedene Schlüssel. Fehlt diese Vereinbarung, so ist gesetzlich die Umlage auf der Grundlage der Wohnfläche vorgesehen. Ziel sollte jedoch immer eine verursachergerechte Verteilung sein, wobei die Berechnung einfach und nachvollziehbar bleiben muss. Für die Wasser- und auch Heizkostenabrechnung ist häufig die Umlage nach dem gemessenen Verbrauch vorzufinden. Dazu müssen geeignete Ablesemöglichkeiten wie Wärmemengen- und Wasserzähler vorhanden sein. Der Anteil jedes Mieters an der Versicherung des Hauses wird dagegen gern entsprechend der Wohnfläche berechnet ebenso wie der Energieverbrauch für Gemeinschaftsräume. Kosten für die Müllabfuhr orientieren sich dagegen an den Satzungen der Kommunen, die nach Personenzahl gestaffelt ist. Bei der Kostenumlage für Aufzug oder Satellitenanlage kommt auch eine Verteilung nach der Anzahl der Wohneinheiten im Haus in Frage. Achten Sie vor allem dann auf den Umlageschlüssel, wenn eine Wohnung zeitweise nicht vermietet war. Diese muss weiterhin mitgerechnet werden, wenn eine Position nach Anzahl der Wohneinheiten abgerechnet wird. Es ist schließlich nicht Ihre Schuld, wenn sich kein neuer Mieter findet.

Die abgerechneten Zeiträume und geleistete Vorauszahlungen

Die Betriebskostenabrechnung darf nur Kosten enthalten, die im gewählten Abrechnungszeitraum auch tatsächlich angefallen sind. Konnte der Schornsteinfeger also den Dezembertermin nicht wahrnehmen und kam erst im Januar des Folgejahres, so darf seine Abrechnung auch noch nicht umgelegt werden. Nur wenn ein Mieter im Verlauf eines Jahres auszieht, darf der Zeitraum auch kürzer sein. Erstellt ein Vermieter stets die Abrechnungen für ein Kalenderjahr, so muss die nächste spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahrs bei Ihnen vorliegen. Fordert er später eine Nachzahlung von Ihnen, dann brauchen Sie nicht zu zahlen. Abrechnen muss er trotzdem, denn wenn sich ein Guthaben ergibt, dann haben Sie ein Recht auf Erstattung. Zahlen Sie bereits mit der monatlichen Miete eine Vorauszahlung für die Nebenkosten, so muss diese natürlich berücksichtigt werden. Bei einer hohen Nachzahlung kann es sinnvoll sein, die Vorauszahlungen für das kommende Jahr zu erhöhen. Besprechen Sie das dann mit Ihrem Vermieter.

Einsichtnahme und Widerspruch

Zweifeln Sie an der Abrechnung der Betriebskosten, dann vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Vermieter. Teilen Sie ihm hier mit, welche Position Sie für unangemessen halten. Dafür wählen Sie am besten die Schriftform, damit es im Ernstfall Ihr Vorgehen auch vor Gericht standhält. Der Vermieter muss Ihnen die Rechnungen vorzeigen. Er ist aber nicht verpflichtet, Ihnen Kopien anzufertigen und Ihnen diese zuzuschicken. In einem gemeinsamen Gespräch in seinem Büro erklärt er sich vielleicht bereit, Kopien anzufertigen. Wenn nicht, dann fotografieren Sie die vorgelegten Rechnungen einfach mit dem Handy ab. Prüfen Sie dann zu Hause in Ruhe, ob Ihre Abrechnung korrekt ist. Für einen Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit. Verfassen Sie ihn stets schriftlich und senden Sie ein Einschreiben zum Vermieter. Trotz Widerspruch sollten Sie die Zahlung der Abrechnung jedoch nicht vollständig verweigern. Eine Teilzahlung unter Vorbehalt ist gerechtfertigt, zum Beispiel in Höhe der korrekt abgerechneten Positionen.

Fazit

Die Betriebskostenabrechnung kritisch zu prüfen, kann sich also lohnen. Denken Sie aber stets daran, dass kaum ein Vermieter die Abrechnung absichtlich fehlerhaft erstellt. Ihr Mietverhältnis besteht weiter, auch wenn es Unstimmigkeiten oder sogar einen Rechtstreit gibt. Bleiben Sie also in Ihrem Vorgehen stets höflich und korrekt.