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Messestand planen: Darauf sollten Sie achten

Messen gelten auch in Zeiten von Facebook und Co. als optimaler Weg, um Kontakte zu knüpfen und Neukunden zu gewinnen. Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen.

Spricht man mit Firmen, die regelmäßig an Messen teilnehmen, hört man oft unterschiedliche Meinungen. Manche erzielen große Erfolge, während andere ihre Messeauftritte als „notwendiges Verlustgeschäft“ betrachten. Wie kommt es zu diesen Unterschieden? Laut Experten bereitet sich nur ein Bruchteil der Unternehmen richtig auf ihren Messeauftritt vor. Dabei ist Vorbereitung alles! Erfahren Sie im Folgenden, was dazu gehört.

Mindset – der Schlüssel zum Erfolg

Einen Messeauftritt zu planen, ist ein umfangreiches Unterfangen. Nicht wenige Menschen starten mit großer Begeisterung, die schließlich verschwindet. Dies ist ein gefährlicher Moment. Nur, wer seine Messepräsenz von A – Z optimiert, wird den erstrebten Erfolg einfahren. Halten Sie sich stets vor Augen, wie groß die Früchte sind, die Sie ernten werden, wenn Sie durchhalten. Messen Sie selbst den kleinsten Dingen Bedeutung zu und gehen Sie mit Begeisterung zur Sache!

Welche Messe bringt Ihr Unternehmen weiter?

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle wichtigen Ausstellungen. „Wichtig“ bedeutet in dem Fall: wichtig für Ihr Unternehmen. Prüfen Sie jede Messe nach ihrem konkreten Nutzen für Ihren Betrieb. Es ist besser, mit vollem Einsatz an wenigen Messen teilzunehmen, als halbherzig an allen.

Stellen Sie sich dabei Fragen wie:

– Wie hoch ist der jeweilige Kostenaufwand?
– Welche Besucher sind dort zu erwarten?
– Welche potenziellen Partner stellen dort aus?

Eine Messe, die Sie viel Geld kostet, aber vorrangig den Charakter eines Jahrmarkts hat, ist mit Vorsicht zu genießen. Wenn Ihr Publikum vor allem aus Familien besteht, die sich mehr für den Zuckerwattestand als Ihre Baumaschinen interessieren, sollten Sie prüfen, ob Sie wirklich viel Geld in ein solches Unterfangen stecken möchten.

Anders sieht es aus, wenn Sie dort Ihren bevorzugten Kundentypen treffen und zudem wertvolle Partnerschaften eingehen können. Geht es vor allem um das Entdecken künftiger Partner, wäre es zu überlegen, auf einen Stand zu verzichten und als Besucher hinzugehen.

Was möchten Sie erreichen?

Geht es Ihnen primär um Öffentlichkeitsarbeit oder möchten Sie ein neues Produkt vorstellen? Vielleicht steht auch die Gewinnung neuer Kunden im Vordergrund. Legen Sie Ziele fest und planen Sie dann, was Sie benötigen.

Für Verkaufsgespräche benötigen Sie Rückzugsmöglichkeiten, Tische, Stühle und das entsprechende Personal. Legen Sie dabei konkrete Ziele für Ihr Team fest. Wie viele Verkaufsgespräche sollte jeder Mitarbeiter vereinbaren? Geht es eher um Imagepflege, sollten Sie den „Verkaufsraum“ reduzieren und die so gewonnene Fläche nutzen, um gut auszusehen.

Geben Sie sich die notwendige Zeit

Wer rennt, verliert. Eine Weisheit, die im Sport nicht gelten mag, im Geschäftsleben aber ihre Berechtigung hat. Eine wirklich funktionierende Vorbereitung benötigt Zeit. Auch die jeweilige Messearchitektur wird nicht innerhalb einer Woche stehen. Planen Sie, je nach Aufwand, drei bis zwölf Monate für die Vorbereitung ein. Bedenken Sie dabei auch einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse, die Sie nach hinten werfen.

Zur Zeitplanung zählt auch, eine Gliederung vorzunehmen. Bis wann müssen die Werbematerialien erstellt sein? Wann muss die Personalplanung für die Messe stehen? Wann muss die Messearchitektur fertig sein? Bilden Sie Teams und delegieren Sie Aufgaben. Vereinbaren Sie auch Termine, in denen jedes Team Sie informiert, was Stand der Dinge ist.

Definieren Sie Ihre Zielgruppe – und dann tun Sie es noch mal!

Haben Sie Ihr Publikum festgelegt, sollten Sie noch weiter in die Tiefe gehen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Sie auf der Ausstellung Bestandskunden treffen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für diese Leute. Es macht keinen Sinn, wenn Sie Neukunden gewinnen müssen, um einen Abrieb im Kundenbestand zu kompensieren. Andererseits benötigen Sie Neukunden, um zu wachsen.

Vor allem treffen Sie Ihre Bestandskäufer auch unter dem Jahr. Legen Sie also eine vernünftige Quote aus bestehenden und neuen Kunden fest. Zu viele Bestandskunden blockieren Ihre Abläufe und rauben Zeit, die Sie zur Neukundengewinnung benötigen. Andererseits wollen Sie niemanden „die Türe vor der Nase zuschlagen“. Planen Sie ein gesundes Verhältnis und organisieren Sie ausreichend Platz und Personal!

Was haben Sie Ihren Besuchern zu bieten?

Optimalerweise steht Ihre Messepräsenz unter einem Motto. Dieses könnte „Gewinnen Sie Einblicke in unsere umweltschonende Produktionsweise“ lauten. Oder „Treffen Sie die Menschen, die unser neues Produkt für Sie entwickelt haben“. Haben Sie dieses Motto gefunden, richtet sich alles Weitere danach: Die Gestaltung Ihrer Messearchitektur sowie die Personalplanung und die Gestaltung der Werbematerialien.

Verschenken Sie keine Gelegenheiten, indem Sie sich darauf konzentrieren, Kugelschreiber zu verteilen. Aus welchem Grund sollte jemand Ihren Messestand besuchen? Finden Sie diesen Grund und sorgen Sie dafür, dass es ein guter Grund ist!

Gut eingeladen ist halb gewonnen!


Haben Sie Ihr Motto festgelegt, sollte es in Ihre Einladungen einfließen.
Möchten Sie Ihren Ruf als umweltfreundliches Unternehmen unterstreichen, sollte dies in die Gestaltung Ihrer Einladungsschreiben mit einfließen.

Nehmen Sie Abstand von nüchternen E-Mails! Arbeiten Sie mit Bildern, Farben und griffigen Slogans. Laden Sie auch und gerade Menschen ein, die noch keine Kunden sind. Machen Sie dabei klar, warum es eine gute Idee ist, Ihren Messestand zu besuchen. Vermitteln Sie den Nutzen, der sich daraus für den Besucher ergibt.

Lassen Sie die Welt wissen, dass Sie kommen!

Es reicht nicht, zufällig auf der Messe entdeckt zu werden. Läuten Sie jede Glocke, die Sie finden können. Angefangen von Werbung im Internet, über Zeitungsanzeigen bis hin zu Ihrer Website.

Ignorieren Sie vor allem nicht die Bedeutung Ihres Newsletters! Versenden Sie im Vorfeld der Messe mehrere Newsletter, um Ihre Messepräsenz zu bewerben. Noch besser: Organisieren Sie ein Gewinnspiel, an dem jeder teilnimmt, der Ihren Messestand besucht. Teilen Sie dies über Tageszeitungen mit und organisieren Sie Geschenke, die in Verbindung mit Ihrer Unternehmensphilosophie stehen.

Die Messearchitektur

Ihr Stand sollte im optischen Einklang mit Ihren Unternehmen und Ihrem Messemotto stehen. Bringen Sie in Erfahrung, wie groß Ihr Stand sein darf und nutzen Sie diese Fläche optimal. Planen Sie dabei auch Kleinigkeiten wie einen Personalbereich (Teeküche etc.) ein.

Auch ein Materiallager gehört dazu. Möchten Sie Filme oder Fotos zeigen, benötigen Sie die passende technische Ausstattung, Stromversorgung und evtl. Genehmigungen. Eruieren Sie die anfallenden Kosten und planen Sie Dinge wie die Verpflegung von Personal und Besuchern mit ein.

Benötigen Sie Hilfe?

Es ist keine Schande, wenn Sie nicht alles aus eigener Kraft stemmen können. Gerade eine ansprechende Messearchitektur erfordert Fachwissen, Erfahrung und geschickte Hände. Legen Sie rechtzeitig fest, was Sie selbst bewältigen können und wo Sie Hilfe brauchen. Kontaktieren Sie Elektriker, Schreiner, Dekorateure und sonstige Fachkräfte.

Haben Sie es mit internationaler Kundschaft zu tun, sind möglicherweise Übersetzer notwendig. Legen Sie Ihren Bedarf rechtzeitig fest und holen Sie Angebote ein, um kalkulieren zu können. Beachten Sie dabei, dass auch andere Aussteller da sein werden. Warten Sie also nicht bis zum letzten Tag, um einen regionalen Caterer oder Hostessen zu buchen.

Was ist, wenn etwas schiefgeht?

Auch wenn es nicht zum Alltag zählt: Auf Messen kann es zu Verletzungen kommen. Prüfen Sie, ob Ihrer bestehenden Versicherungsverträge ausreichend sind. Neben der Haftpflichtversicherung geht es auch um Ihren eigenen Schutz. Versichern Sie sich gegen Diebstahl, Feuer und Transportschäden.

Materialien und Transport

Erstellen Sie eine Liste all der Dinge, die Sie vor Ort benötigen, und organisieren Sie den Transport. Dazu zählt auch die Frage, wann Sie das Gelände betreten dürfen und wie viel Zeit Ihnen zum Aufbau bleibt. Berücksichtigen Sie auch dies bei der Personalplanung. Gleiches gilt für Abbau und Rücktransport.

Fazit: der Weg zur Messe ist lang, aber lohnenswert

Um Ihren Messeauftritt zu einem vollen Erfolg zu machen, sollten Sie rechtzeitig die richtigen Fragen stellen. Was möchten Sie erreichen? Was benötigen Sie dazu? Auf welchen Messen ist Ihr Geld am besten investiert?

Unter welchem Motto möchten Sie dort auftreten und wen möchten Sie treffen? Sind diese Hürden gemeistert, geht es zur Planung der Messearchitektur, deren Erscheinungsbild sich in den Einladungen spiegeln sollte. Messen Sie kleinen Details große Bedeutung zu, und dem Weg zum Erfolg wird nichts mehr im Weg stehen. Gut geplant ist halb gewonnen!



Linktipps zum Thema:

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