Eine Grundstücksverwaltung hat die Aufgabe, Grundstücke und Immobilien zu bewirtschaften und sie zu erhalten. Daneben kann sie auch eine Art Maklertätigkeit übernehmen. Eine Grundstücksverwaltung ist ein Unternehmen, das in der Immobilienwirtschaft tätig ist. Über das Tätigkeitsfeld wird ein Vertrag geschlossen, der die Einsatzgebiete der Grundstücksverwaltung im Einzelnen regelt. Auftraggeber sind vielfach Investoren und Eigentümer, die lange Freude an ihrer Immobilie haben wollen.

Die Finanzierung einer Grundstücksverwaltung wird in der Praxis flexibel gehandhabt. Je nach Größe des zu verwaltenden Objektes, wird entweder ein fester Stundensatz vereinbart oder die Abrechnung erfolgt nach Miet- oder Wohneinheiten bzw. Anzahl der Räumlichkeiten. Oftmals erfolgt die Bezahlung der Grundstücksverwaltung auch prozentual nach Mieteinnahmen der zu verwaltenden Grundstücke.

Schon seit über 2000 Jahren kümmern sich Verwalter um den Erhalt von Immobilien. Erstmalig dokumentiert ist dieser Beruf in einem Brief des römischen Philosophen „Seneca“. Dieser Brief enthielt die Beschwerde über ein Gebäude, das vom Einsturz bedroht war. Seneca beklagte sich über die damit verbundenen Kosten und wurde von seinem namentlich erwähnten „Verwalter“ darüber aufgeklärt, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Seit 1978 gibt es offiziell den Bundesverband der der Immobilienverwalter.

Aufgaben einer Grundstücksverwaltung

Investoren versprechen sich vom Kauf von Immobilien und Grundstücken Rentabilität. Sie wollen den Wert eines Grundstückes langfristig kontinuierlich steigern. Eine Investition in Immobilien ist jedoch mit viel Arbeit verbunden und selten haben Investoren und Finanzgeber die nötige Zeit, sich persönlich um ihre Anwesen zu kümmern. Hier wird oftmals eine Grundstücksverwaltung damit beauftragt, Ansprechpartner für mögliche Mieter zu sein und verwalterische sowie organisatorische Aufgaben zu übernehmen.

Zu den Aufgaben einer Grundstücksverwaltung gehört auch die technische Betreuung der Anlagen; diese muss kosteneffizient und werterhaltend sein. Grundstücksverwalter müssen sich je nach Vertrag beispielsweise um die Beschaffung von Lieferungen kümmern und auch betriebswirtschaftliche Rechnungen für die Bewirtschaftung aufstellen.

Außerdem müssen Grundstücksverwaltungen in der Lage sein, Schwachstellen in der Bewirtschaftung zu entdecken und Pläne aufstellen können, wie diese zu beheben sind. Eine Grundstücksverwaltung kümmert sich sowohl um Gewerbegrundstücke als auch um Bürogebäude und Wohnhäuser. Ziel ist es, die Sachwerte der Immobilien stabil zu halten. In der Regel soll durch die Investition der Vermögenswert der zu verwaltenden Grundstücke weiter gesteigert werden.

Der Wert eines Grundstückes hängt von vielen Faktoren ab; dazu gehört die Lage, die Ausstattung aber vor allem auch der allgemeine bauliche Zustand. Eine Grundstücksverwaltung hat die Aufgabe, diesen Bauzustand dauerhaft zu erhalten. Dazu gehört vor allem die technische Instandhaltung. So müssen beispielsweise Wasserschäden, die die Bausubstanz gefährden können, unbedingt vermieden werden. Eine Grundstücksverwaltung wird vom Eigentümer mit wichtigen und verantwortungsvollen Aufgaben betreut. Daher ist es unerlässlich, eine professionelle Grundstücksverwaltung mit Erfahrung und Kompetenz zu engagieren.

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Verantwortungsbereiche eines Grundstücksverwalters

Der Beruf „Verwalter“ ist in Deutschland nicht geschützt. Da die Zusammenarbeit mit einer Grundstücksverwaltung oftmals langfristig ist, empfiehlt es sich für Auftraggeber, einige Intensität in die Auswahl einer geeigneten Grundstücksverwaltung zu investieren.

Idealerweise sollten Grundstücksverwalter eine fachspezifische Berufsausbildung absolviert haben. Hier eignet sich die Ausbildung zum Immobilienmakler oder ein entsprechender Studiengang mit dem Schwerpunkt auf den Bereich Immobilien. Auch Fernlehrgänge werden mittlerweile zu diesem Berufsfeld angeboten. Die Hauptaufgabe eines Grundstücksverwalters ist es, Investoren Arbeit abzunehmen und sich um alle anfallenden Tätigkeiten persönlich zu kümmern. Eigentümer müssen sich in der Regel auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und sich darauf verlassen können, dass der Grundstücksverwalter alle anfallenden Arbeiten der Bewirtschaftung verantwortungsbewusst managt.

Sei es, dass irgendwo eine Heizung ausgefallen oder durch Rohrbruch ein Wasserschaden entstanden ist: Eine Grundstücksverwaltung muss alle Aufgaben koordinieren und gegebenenfalls fällige Schritte in die Wege leiten. Daher ist es wichtig, eine erfahrene Grundstücksverwaltung zu engagieren, die bereits einige Referenzen aufweisen kann. Schließlich legt der Investor einen hohen Wert in die Hände eines Fremden und die Vernachlässigung einer Immobilie kann mit schweren finanziellen Verlusten verbunden sein.

Für Auftraggeber ist es empfehlenswert, einige Referenzobjekte der Grundstücksverwaltung persönlich in Augenschein zu nehmen. Daran lässt sich schnell erkennen, wer seine Objekte in Schuss hält und ob eine Immobilie der Grundstücksverwaltung bedenkenlos anvertraut werden kann. Außerdem gibt es Fachverbände, in denen Grundstücksverwaltungen organisiert sind. Die Mitgliedschaft in einem solchen Fachverband ist ein Qualitätsmerkmal und ein erstes Zeichen für Seriosität, aber noch lange kein endgültiger Beweis für Verlässlichkeit und Engagement.

Leistungsspektrum einer Grundstücksverwaltung für Mietobjekte

Die Leistungen der Grundstücksverwaltung werden vertraglich geregelt. Wenn es sich um die Verwaltung eines Mietobjektes handelt, kann die Grundstücksverwaltung beispielsweise Mietinteressenten an den Eigentümer vermitteln. Sie übernimmt Besichtigungen und vermittelt zwischen dem neuem Mieter und dem Eigentümer. Die Grundstücksverwaltung handelt Mietverträge nach den Vorgaben des Investors aus; dazu gehört es unter Umständen auch, die Solvenz der Mieter zu prüfen und den Zahlungsverkehr zu regeln. Auch entsprechende Versicherungen können durch die Grundstücksverwaltung vermittelt werden.

Eine Grundstücksverwaltung muss in jedem Falle immer den baulichen Zustand des Objektes im Blick haben. Dazu gehört es beispielsweise auch, frühzeitig zu erkennen, welche Instandsetzungsmaßnahmen erforderlich sind, diese zu planen, Firmen zu engagieren und die Arbeiten zu koordinieren. Dabei handelt die Grundstücksverwaltung stets im Sinne des Eigentümers. Das bedeutet vor allem, dass sie nie die Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen aus den Augen verlieren sollte.

Die Grundstücksverwaltung kann auch Ansprechpartner für Mieter sein, wenn beispielsweise Mietminderungen auf ihre Berechtigung geprüft werden müssen. Außerdem gehen sie Beschwerden nach und überprüfen regelmäßig den Zustand der Mieträume bei entsprechendem Auftrag. Die Jahres- und Betriebskostenabrechnungen zu erstellen, kann ebenso an die Grundstücksverwaltung übergeben werden. Auftraggeber müssen nicht alle diese Leistungen in Anspruch nehmen, sondern sich gezielt Leistungen aussuchen und die Grundstücksverwaltung damit beauftragen.

Leistungsspektrum einer Grundstücksverwaltung für Gewerbe

Zu den Aufgaben einer Grundstücksverwaltung gehört auch die Betreuung von Gewerbeanlagen, die oft eine nicht unbeträchtliche Größe haben. Diese selbstständig zu verwalten ist für einen Eigentümer nahezu unmöglich. Eine Grundstücksverwaltung verfolgt die Vermieterinteressen für die Vermietung von Geschäftsräumen. Sie betreut beispielsweise Mieterwechsel und übernimmt die Verwaltung der von Firmen hinterlegten Kautionen.

Die Grundstücksverwaltung ist Ansprechpartner für die auf den Grundstücken ansässigen Firmen. Die Buchhaltung und kaufmännische Betreuung gehört ebenfalls zum Angebotsspektrum einer Grundstücksverwaltung. Grundstücksverwalter kümmern sich um die vollständige Vermietung aller leer stehenden Gewerberäume, damit Objekte für den Eigentümer langfristig rentabel bleiben.

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